嗨～我是米米 🌝

上個禮拜，我跟老Ｋ受邀亂入了新加坡、香港的 Notion 大使會議。看到他們的大使社群已經發展得好完整，有固定的聚會節奏、成員之間互相支援的默契、還有正要發展的大使組織架構，整個運作起來很有規劃的感覺！

我們一邊旁觀一邊覺得好棒，也偷偷在心裡許願：希望台灣有一天也能長出這樣的社群！

小預告：今天在信件最後一 part 的小故事，想跟大家分享身為 P 人的我，最近怎麼拯救我用來記憶、排序一切專案待辦的腦袋 😂（解放我的大腦記憶體！快樂！愉悅！）

📌 本週領先團隊創作精選

10 種常用數位遊牧工具推薦：出國、遠端工作與檔案同步怎麼準備？ ⭐️ 這篇文章介紹數位遊牧所需的「五大工具」： 網路連線工具 資安工具 檔案同步工具 遠端協作工具 海外收付款 生活評估工具 💭 如果你符合以下情況，推薦你使用： 數位遊牧、旅居國外者 國外出差、長期旅遊者 ※ 適用平台：跨平台通用 🌝 米米點評：數位遊牧雖然看起來好像很好玩、很放鬆，但實際上在陌生的地方長期工作＋生活，環境的變動其實是一大影響效率的因素！這時候，事前的準備就很重要了～ 這篇文章是由我們團隊擁有數位遊牧經驗的夥伴 Wen 所撰寫，第一手實際經驗下的工具推薦，相信會對大家有幫助！ 查看全文

2026 影片剪輯軟體推薦：8 款免費／付費／AI 自動化工具實測，新手到進階該怎麼選？ ⭐️ 這篇文章提到三種類型的剪輯軟體： 手機／平板 APP 類：強調模板、速度、零學習成本 桌面類：想認真剪片，但不想花三個月學專業軟體（較新手友善） AI 自動化類：適合把影片當成手段而非作品的用途 💭 如果你符合以下情況，推薦你使用： 有剪輯短影音需求 需要每週穩定產出、且內容形式混合的影像 需剪輯教學、產品示範、內部訓練影片者 ※ 適用平台：跨平台通用 🌝 米米點評：現在除了市面手有許多 AI 剪輯工具外，也有許多人開始用 Claude Code 實際剪片了，但其實過程真的不簡單～ 如果你還是想要使用數位工具輔助剪片，又不知道從何選起，就讓我們團隊裡時常接觸課程剪輯相關工作的吱吱幫你解惑、選出最適合你情境的工具吧！ 查看全文

📖 每週來點新知識！

1. ​Port22｜手機遠端操控 Mac 上的 coding agent（Claude Code、Codex、OpenCode），Session 接力不中斷（目前正在開 waiting list 中）
2. ​MVP 產品要做到怎麼樣，才能推出市場去販售？（老Ｋ）

💭 本週小故事：P 人待辦管理自救中

身為一個入睡困難的人，我最大的敵人就是，躺在床上之後，腦袋突然又「叮」的一下跳出提醒：

• 「那個電子報還沒發喔，明天最後一天了！」
• 「我答應Ａ要給他合作的回覆！」
• 「還有那個要給Ｂ的信件還沒寫完！」

尤其我最近同時有不同品牌、專案合作同時在進行，感覺事情已經多到會從腦袋縫隙滿到漫出來，除了睡前一直被這種「警示」疲勞轟炸，就連放假也沒辦法好好放空。

前陣子我兩週沒排休假（自由／遠距工作或創業中都很容易這樣 QQ），難得有一天可以無所事事去散步，結果工作上的思考、待辦滿到不行，我還一邊走路一邊拿出手機開語音轉文字工具、一邊自言自語，深怕自己漏掉什麼靈感或待辦。

可想而知，我當天一點都沒有休假到的感覺 XD

靠腦袋活著的 P 人終於也受不了了

我先自首：雖然我做 Notion 系統做得很熟練，但說來好笑，我其實如果只有排個人的待辦，我其實都是靠腦袋、不靠系統居多。

雖然平常記憶不太好，但工作的待辦我比較不會忘，每天要工作前，我都會在腦袋裡掃一輪：我有哪些待辦、哪些最急要當天先做、哪些可以再放一下，掃描完畢後開工。

而且我是那種很不喜歡畫時間區塊的人，要我把一天切成一格一格，幾點到幾點要做什麼，光用想的就覺得好想逃。

我用腦袋管待辦很久了，在以前感覺行得通，但隨著我最近吸收的資訊量、知識量暴增，專案進行速度也被 AI 推到一個新高峰，事情彷彿達到一個臨界點，腦袋突然覺得好累！我覺得我一邊走路都會一邊掉待辦出來你知道嗎！😂

開始讀 GTD: Get Things Done

《Getting Things Done》（中譯《搞定》）這本書其實出版很久了，但我一直到前陣子才買來看，因為我很好奇：

在一個數位、AI 工具急速發展的情況下，為什麼還有一本書的方法論，是可以活過這些工具的快速變革的？（這本 2001 出版，沒理解錯的話，後來 2015 出的新版已經是 27 刷 🫨）

目前讀了大概不到 1/4，我已經有很多東西我覺得超有幫助，讓我直接把我的 Notion 專案待辦管理系統大翻新，並且用了一週左右，就已經有很明顯的效果！

以下跟大家分享幾個書中我覺得很棒的觀點＆收穫：

1️⃣ 釋放腦袋的記憶體

作者 David Allen 在書中引用禪師鈴木俊隆的一句話：

“If your mind is empty, it is always ready for anything; it is open for everything.”

（不負責白話翻譯：如果你的腦袋空空的，它就隨時可以為任何事做好準備，也可以為每件事敞開。）

我照著書把基本的系統架起來之後，做的第一件事，就是把腦袋裡所有、所有的待辦通通倒出來。倒完之後，當天剩下的時間，我非常明顯地感覺到——腦袋好輕鬆！愉悅！快樂！

但重點不只是「倒出來」而已，而是當你有一個完整的系統，你知道這些待辦被放的地方是安全的，並且接下來可以被有條理地分類與排程，大腦確認了這件事，就會真的把這些事情放掉。

2️⃣ 每一筆資訊進來，都有明確的流水線可走

GTD 對資訊和待辦有一套清楚的分流系統：

能採取行動的是待辦，不能採取行動的是資訊，往下都還有明確的分支，而且每個分類都對應著接下來要做的事。

假如有一個臨時的小待辦進來：

• 兩分鐘內能解決？直接做掉，不進系統。
• 超過兩分鐘？屬於某個專案的進專案；不屬於專案的，就看它有沒有非完成不可的時間點：
  • 有，上日曆
  • 沒有，就進 Next Actions 清單，每天安排待辦的時候，從這一區去撈。

從此，「這個要放哪」不再是一個需要每次都要再思考一次的問題。

3️⃣ 日曆上，只放「非得在那個時間做」的事

（意即：不畫時間塊。好耶！）

• 假如有會議一定要在那個時間開，進日曆。
• 某個專案待辦你「想要」在某個時間做，但不是非得那時做？不上日曆。

這樣安排的原因有二：

1. 無特定時間要完成的任務一旦進了日曆，會擠壓到那些真正非得在當下完成的事，讓日曆無法凸顯真正的重要性。
2. 要是一個「當下沒完成也沒關係」的任務排進了時間裡，之後如果當下沒完成，甚至它如果會影響到後續其他任務是否可以執行，光是搬動這些任務，就夠消磨意志了。

4️⃣ 待辦清單上不該放「專案」，該放「下一步行動」

在 GTD 的世界裡，只要是 > 1 個動作、< 1 年走期的，都算是專案。

舉例來說，「建立我的個人品牌內容生成 AI 系統」不是一個待辦，它是一個專案。它底下應該會拆出：統整品牌資訊、餵給 Claude 並建立有架構的記憶檔、設定寫作風格、內容框架整理⋯⋯等。

只要待辦拆得仔細，執行時就不用再細拆一次，也能讓執行待辦時的心理抗拒降低。

翻新進行中

我的系統目前還在逐步翻新度中，但把 GTD 用進來，我已經覺得輕鬆、有序很多了！

這次我還是選用熟悉的 Notion 做，雖然沒辦法做到我想要的漏斗示意圖（圖表人還是有跟 AI 討論一下可行性）

但比起視覺，有一個具體流程＋可靠的系統，其實更會影響信任度：越相信這個系統不會漏接你腦袋倒出來的東西，腦袋越不會去牽掛、也不會大半夜的拿出某件待辦出來拷問自己「欸你這個做了嗎那個做了嗎」？

題外話，我覺得 Notion 系統建立的時候，背後有一套像 GTD 這樣的工作法來支持，其實是很有幫助的！

如果你們也有其他專案任務管理的秘方，歡迎跟我分享！！

今天領先數位週報分享的內容，就到這邊。

如果有什麼想法想分享，歡迎你隨時回信跟我們聊聊

我們下週見！

米米 Miyavi