【自媒體 #024】如何從頭規劃一場實體工作坊？ ft. 二月免費自媒體座談開放報名囉！

嗨～我是老K👨🏻‍💻

新年開工日，我想大家肯定對假期都有點依依不捨。

不過該面對的還是要面對，與其厭世的開工，不如整理一下自己、元氣滿滿的面對新的工作日挑戰吧！

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新年這陣子我到武漢來陪伴住在這的爸媽、也順道把阿嬤也帶過來。

年假的這一陣子，我深深體會到做自媒體的好處＆壞處：

• 好處：不受時間地點限制、能更多時間陪伴家人、能做自己喜歡做的事情當事業
• 壞處：沒有放假與工作日的界線、就連年假也可能有會議或工作、自己要能管控自己的時間/慾望/目標

前陣子我超級任性的替我《B.R.A.N.D 自媒體被動流量變現系統》課程學員，辦了一場學員專屬的實體工作坊。

因為這場活動不管是場地、攝影師、活動道具、現場側拍等，我都以我心目中的理想規格進行。

（完全沒在管預算🤣然後學員們都不收費，讓大家來參與實體活動都開開心心、無負擔）

這封信就想來分享，我是如何與夥伴一起完成了這場「實體工作坊」

也給想在雙北辦實體活動的讀者們一個參考！

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⭐ 好康插播！二月免費自媒體直播座談來囉

這個二月雖然我人大多都在國外，但還是安排了短短在台灣的一週時間，想開個免費直播座談，與大家線上聊聊「自媒體變現策略」！

如果你正在或準備要經營自媒體，相信這場直播會對你非常有幫助，能讓你在內容創作之前，也能擁有變現的策略思維。

報名完全免費，但內容跟上個月活動一樣完全不馬虎、一定乾貨滿滿，趕緊報名吧！

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❓為什麼會想辦實體活動？對自媒體有什麼益處？

其實認識我一陣子的讀者應該都知道，我其實是個從來沒有自己主辦過實體自媒體活動的創作者 🤣

大部份會在實體場合看到我，都是以參與者或者協辦的身分出沒在活動中。

常辦線上活動的人應該都知道，一場線上活動可能只需要用個會議室、用個報名頁面，到時候大家線上見面完就結束。

但實體活動卻需要找場地、場勘、排桌椅、弄設備，活動過程也需要有人協助場控、活動後也需要場復、整理等。

為什麼這次我選擇辦實體活動呢？簡單分享一下原因：

1. 學員點餐：
   ​這絕對是最主要的原因，因為我的課程是非常歡迎學員針對自身需求點餐任何加碼活動、內容的，而我也會視情況盡力幫大家達成。
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   大家在諮詢、加入課程後，都傳達了蠻多「想要實體聚會、交流」的意願，所以這次剛好有機會要補充「自媒體產品打造」的知識點給大家，就想著那順便來實現大家願望好了
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2. 照片素材、學員心得錄影：
   ​另一方面來說，雖然我也講過幾十場不同主題的演講或分享，但因為幾乎都是純線上講座，根本就沒有什麼側拍照片素材可以用。
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   辦一場實體活動、讓大家滿意開心，也能有很多當天的合照、學員的心得分享可以先收集起來，未來或許有用。
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   當天也麻煩了自媒體朋友 Teddy 協助錄製學員心得影片，盡可能好好運用這次大家好不容易相聚的機會，多留下點足跡。
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3. 實體講座的 Reels 內容再製測試：
   ​因為這次請 Teddy 到現場協助動態攝影，所以當天我主要的講課也都有麻煩他協助直式側拍。
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   後續打算製作成講課的 Reels 來做內容再製。
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   （不過當天影片拍完才發現這種再製 Workflow 跟講師講課內容高度相關，我有很多實作引導的影片是無法使用的，反而是故事＆策略分析，才更好做成 Reels，也算踩了個坑）
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4. 想替學員打通流程：去年之所以決定要開「自媒體課」，就是因為我自己覺得會一直走在這條路上，而我希望自己能當實踐者、探路人，把所有大家有需求的方向都親身嘗試後，把經驗再分享回課程中。
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   因此不管是上封信的「講師側拍影音再製創作流」，還是這次的「實體一日工作坊」，都是我真心想替學員們嘗試的一場實驗。
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   不管做的好做的不好，至少我的學員未來需要，我都可以有真實經驗能分享給大家！

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一場活動下來，其實有蠻多經驗可以分享的

如果你剛好也有舉辦實體活動的需求，歡迎繼續看下去！

👀 實體工作坊的任務組成拆解：有哪些事情要做？需要哪些人員？

我們這次舉辦的是教學為主/交流為輔的實體工作坊：

• 工作坊參與人數：大約 25 人
• 主題：自媒體知識產品打造
• 地點：舉辦在台北車站附近的共享空間「齊文藝室」

活動設計會有一些時間是讓大家分組認識跟實作，也有一些時間是由我來教大家一些自媒體產品打造的觀念、案例與方法。

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一開始我其實傻傻的認為…

應該就跟線上教學一樣吧？就是租個場地、大家到場，然後我人站上台之後開始講課

我一個人應該可以搞定這場活動啦～

（殊不知最後我們總共有 5 位工作人員，還在現場手忙腳亂的 🤣）

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一場實體教學型工作坊的任務與人員需求組成其實有分成幾個部份，簡單列給大家：

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1. 場地、器材、輔助道具：

從一開始的決定場地、場勘，到場地的器材布置規劃、桌椅擺放，到最後上課過程需要的道具、每個環節的場地變動掌控，可以算是一項單項的任務。

當天的座位配置，是夥伴蘿卡協助規劃的

而當天也有很多活動設計品，則是夥伴 Yuria 一手包辦

2. 記錄、動態＆靜態攝影：

一場實體活動其實很珍貴，有一些人甚至可能從不同縣市直接衝來參與活動。

如果能將活動本身的過程記錄下來，會有很棒的活動體驗（想像學員們上完課，回家還可以收到精美攝影照片的感受，一定很棒～）

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我這次活動就有請靜態攝影師 Mila 來現場拍攝學員學習與討論的影像，動態攝影師則是找短影音專業的自媒體朋友 Teddy 來現場助陣，幫忙側拍講課短影片來做內容再製，還把學員的心得分享影片一併都拍完了！

3. 教材、講師、教學流程：

實體教學型工作坊最重要的還是內容，所以從教材設計、講師當日的講課風格，到教學流程配合整體現場工作坊流程的設計，都很重要。

這部份後續我有蠻多可以復盤優化的心得，在這封信最後跟大家分享！

4. 機動、助教、學員體驗：

實體工作坊與線上很不一樣的是，其實現場的突發狀況會有很多。

教學的突發狀況可能是學員現場聽不懂就會反應給講師，講師總不能自己一組一組下去教（時間不夠），這時就很需要現場有機動人員或是助教可以輔助解決問題。

而現場學員體驗除了學習本身，一些幾點到了要有下午茶、大家的休息&交流時間掌控也很重要。

實體活動其實也可以找一位專業的主持人來掌控流程，會讓整體活動更流暢（這是學員建議我的，因為我當天是又當講師又當主持人，整個累炸XD）。

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⭐ 總結：一場 25-30 人的學習型實體工作坊，會建議有以下人員（理想配置）：

1. 講師：負責當天的所有教學內容、教材、教學流程掌控
2. 1-2 位助教：負責現場所有的學員問答、學習輔助、幫講師發放教材等
3. 場地＆機動人員：負責當天場地籌備規劃、場地布置、當天活動流程與點心外送等掌控
4. 靜態＆動態攝影：請一位靜態攝影師非常值得，而動態攝影所需的費用成本可能較高，可看活動的重要性來選擇是否要請專業動態攝影師

❓當天的活動流程與實際狀況：大家參與後的好壞反饋！

為什麼說是一週完成一場實體工作坊籌備呢？

因為一月的時候我們確實忙到只剩下一週時間可以準備 🤣（整個待辦炸開）

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當天我們安排的活動流程，大致上如下：

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實際活動辦下去之後得到了一個心得：

「比起現場實體聽我講課，大家的交流意願更高」

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實體的活動相比線上，絕對不能把內容排得滿滿的。

見面三分情，實體見面大家聊得來肯定會把交流時間拉長、聊到停不下來。

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這時身為講師，其實也不用硬要把大家拉回乖乖聽講狀態，而是可以設計更多分組學習討論，能同時滿足大家交流與學習的需求。

（結果我這個理工男，排了滿滿的課程內容，累到大家最後兩小時已經開始有同學休息時間趴在桌上休息了🤣）

籌備整個實體工作坊的過程中，我與夥伴 Yuria 大概開了三次會議：

1. 首次會議：
   ​大概在兩三個月打算辦這場活動時，我們就先開了次會訂下工作坊的核心主題，以及把當天大概的流程討論完
2. 二次會議：
   ​大概在活動倒數一個月，詳細討論工作坊的執行方案，進行分工（我負責教學內容、活動流程，Yuria 負責場地聯繫、學員參與統計、當日教材設計印製）
3. 三次會議：
   ​最後倒數一週時，我們開了個最後衝刺會議，同步所有事情的執行日與 Deadline，做最後衝刺收尾

不過當時很搞笑的是，我跟 Yuria 在倒數剩下四天時會議後，本來要把每件事情壓個 Deadline 。

後來發現 … 所有事情都必須在當天完成，Deadline 也沒什麼好壓的，因為只剩當天必須做完 🤣

（比如課程備課大綱、實體工作坊互動卡片設計，因為後面還有後續規劃都拖不得）

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👥 當天學員們的真實反饋與心得如何呢？

在我過往到現在辦的每一場講座與活動，我都會習慣在課後蒐集學員們的反饋。

好的反饋可以變成未來持續努力的能量，而學員的建議也能讓一次活動比一次更好。

所有當天的學員參與反饋中，我摘錄出這場實體工作坊同學們的部份評價，也來跟大家分享：

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「好評與回饋」

「回饋建議」

💭 復盤總結：比起成功與否，我們更該關注「如何更好」！

當天我一結束活動之後，回家休息一晚隔天就開始復盤反思。

辦一場活動真的不容易，以下也是我的出的幾個精華復盤經驗，也提供給訂閱這份電子報的大家做為最後結尾吧！

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一、教學內容優化點

1. 「聽課」與「實踐」時間分配，可以抓大概 3:7 ：
   ​這次工作坊我大概抓一半時間講課，一半時間讓大家實踐，並透過番茄鐘的方式讓大家單次單次衝刺進度。
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   後來才發現這樣零碎的衝刺反而會讓大家一直有被打斷的感覺，不如讓討論持續進行、但讓議題持續向前推進。
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2. 教學內容以「互動引導」為主，多運用團體智慧：
   ​這次我抓大概 40% 是在講大家不會知道的「新觀點、新方法」，效果與反饋還不錯！
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   不過下午留太多時間讓大家「埋頭苦幹」自己的產品規劃，反而太少好好利用現場的分組與討論資源。
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3. 除了教學討論，現場能安排講師與助教分組輔導也很重要：
   ​當天最佳狀態我覺得是需要每個討論環節、最好都有助教能參與小組討論，就能最大化大家當天的產出效益。
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   我當天其實利用了每個空檔下去跟大家深度討論，但 25 位參與者我也只深度聊了 4-5 位吧！若能安排更多輔導的資源會更好！
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二、活動舉辦優化點

1. 首要絕對是「預算」要檢討：
   （愛亂花錢的人 94 我）當天工作坊活動活動開銷應該有 2-3 萬元（包含場地、人員、設備），後續發現我們印刷品與一些花費太高，在與團隊夥伴溝通時也都直接挑最好的製作
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   最後也有學員反應「紙用太好，反而不好寫字上去🤣」，也不是所有東西用最好的就可以。
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2. 人員配置太晚規劃、太小看實體活動的負擔：
   ​最一開始我只找了 Yuria 來協助現場活動，後來才臨時找了動態、靜態攝影師，也找另一位團隊夥伴蘿卡前幾天來救火幫忙規劃場地布置、回饋表單、擔任當天的機動等等。
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   我們學員中專業辦活動的小腸直接跟我說：「早知道老K會忙到這麼累，早該找我幫你了！」
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   也讓我意識到「我真的太習慣自己下去動手，而都忘了可以先找身邊專業的人來合作/幫助自己」

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當然，還有我最深刻的一個優化點，那就是

「一個人可以抱佛腳，但有了團隊後，不該把事情拖到最後做」

（這是活動後續工作人員夥伴私下提供給我的真實意見，對我來說是個非常深刻的反思與教訓）

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身為很瞭解自己的講師，知道自己如果太早準備好課程內容反而會完美主義一直改，後來我幾乎每次講座，都是到前一天才會開始實際把簡報做完。

到後來甚至辦一場活動，我們這次都是從一週倒數才真正開始衝刺：

• 攝影師四天前才找
• 甜點前一天才請夥伴幫忙訂
• 當天早上才去印活動紙本講義。

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雖然能在火燒屁股時成功把專案完成也另類的一種超能力（？），但這樣的習慣會讓團隊很難掌握當天活動流程、也有很多細節的執行流程會漏掉。

這次活動也讓我永遠記住凡是都要「提前籌備」，自己的時間管理可以隨性，但牽涉到團隊運轉絕對要更流有餘欲，多讓團隊穩定運轉才是重點。

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👀 結語：做過比沒做過更好，學會比完美更重要！

這篇文分享了一些我第一次辦實體活動的真實狀況與心得，也希望帶給你一些啟發。

如果你也有延伸的問題想問、剛好哪天要辦實體活動的話，也歡迎回信跟我交流，我很樂意跟大家分享經驗！

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這次實體活動初嘗試，也讓整個團隊包括我學到好多好多。

我跟夥伴也都很喜歡這種在實踐中學習的感覺，每次都會比每次變得更熟悉、更懂得應該怎麼做！

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期待之後再這份週報中，在跟你分享更多獨特的自媒體歷程與經驗。

讓我們一起持續精進，變得更好！我們下封信件見啦～

“別因怕做錯而不實踐，而更應該為了趕快學會而多去試錯！”

—— 老K👨🏻‍💻

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